Каждый финансист, директор и собственник хочет сократить издержки или произвести инвестиции, чтобы получить лучшую доходность. Издержки (инвестиции) на поездки тоже сюда входят, и поэтому важно уметь видеть полную картину передвижений
1. Данные по затратам на командировки в разрезе компаний, входящих в группу и видов услуг (авиабилеты, жд билеты, размещение, трансфер, визы и т. д.). Данные важны для понимания общих расходов на поездки и оценки их благоразумности. Здесь также можно сделать анализ по пользователям услуг и оценить их командировочный потенциал.
2. Полные данные по авиабилетам в разрезе авиакомпаний. Данные нужны:
для анализа и возможных подписаний корпоративных договоров с авиакомпаниями для получения тарифов со скидками;
для ведения учета и анализа по направлениям.
3. Данные по размещению. Нужны для оценки затрат на гостиницы, квартиры и отели. При определенном объеме можно подумать о трехсторонних соглашениях с гостиницами с более комфортными ценами.
4. Для тех кому важны данные по ЖД билетам — отдельные данные по этим продажам.
5. Данные по прочим услугам.
Аналитические данные
Тут требуется правильная постановка ваших вопросов!!!
Например, общая сумма расходов на определенное направление? Или есть ли необходимый объем продаж на авиакомпанию аэрофлот для заключения корпоративного договора и получения более выгодных тарифов? По каким тарифам в определенных направлениях летают сотрудники? Покупаются тарифы с багажом или без? За сколько дней до вылета приобретаются билеты? Какие номера бронируют сотрудники? Включен ли завтрак в стоимость проживания? Какую сумму комиссий мы бы заплатили, если бы осуществляли выписку самостоятельно? И т.д.
Непосредственно под аналитические задачи будут формироваться и статистические отчеты.
На основании полученных данных нужно делать выводы по процессу командировок и двигаться или по пути сокращения издержек или наращиванию комфортных условий сотрудничества с поставщиками. По моей практике. Делать это надо минимум 1 или 2 раза в год.